Intervenire sulla struttura commerciale può richiedere anche che si arrivi a cambiare tale struttura, modificando quindi parte dell’organizzazione aziendale. Questo si riflette sull’organigramma, cioè sul diagramma che comunica visivamente la catena di comando, quali e quanti funzioni aziendali esistono e dove ogni persona si inserisce nel quadro più ampio dell’azienda.
È uno degli esempi di come l’organigramma muti assieme al mutare dell’azienda, infatti tutte le organizzazioni, grandi o piccole, mutano per sopravvivere.
La flessibilità è essenziale e per le piccole aziende è ancora più importante. Quando un’azienda ha meno dipendenti e meno linee di produzione, la sua struttura può essere ancora più flessibile.
Questo per potersi adattare a nuove situazioni e persino risollevarsi dai propri errori.
Per questi motivi, parlando dell’organigramma, un errore tipico è quello di pensarlo come un costrutto statico che non cambia negli anni.
Gli organigrammi aziendali sono uno schema organizzativo che rappresenta graficamente la struttura interna di un’azienda
Avere un organigramma ben definito è molto utile per visualizzare in modo chiaro e rapido la struttura interna, i ruoli, i diversi dipartimenti e le rispettive responsabilità. Illustrare questo aspetto del business aiuterà i dipendenti a migliorare la comunicazione interna, a sapere a chi devono rivolgersi in ogni momento e ad avere ben chiare le responsabilità di ciascuno.
Non importa se la tua azienda sia grande o piccola, avere un organigramma è utile per l’organizzazione e sappiamo che l’organizzazione è la chiave per raggiungere gli obiettivi (e farlo nel miglior modo possibile). Questo è un ulteriore passo nella progettazione della strategia aziendale. Vuoi saperne di più sugli organigrammi, i loro benefici e come progettarli? Continua a leggere.
Quindi, come deve essere fatto l’organigramma?
Deve riflettere la struttura della tua azienda e sostanzialmente esistono tre tipi di possibili strutture aziendali: orizzontale, gerarchica e a matrice.
Struttura organizzativa Piatta.
Molto comune tra le piccole imprese o le start-up con un solo reparto o con pochi reparti, una struttura aziendale piatta ha una gerarchia minima: i livelli intermedi tra il livello manageriale più alto e il livello più basso del personale sono pochi o inesistenti.
Il titolare dell’impresa può in questo caso supervisionare tutti i membri del personale. Nell’’organigramma piatto di un’azienda di questo tipo, sarà presente una casella che rappresenta il titolare, dalla quale partirà una diramazione o una linea che lo collega a tutti i membri del personale, ognuno in una casella separata. Il risultato è un grafico breve e largo.
In una piccola impresa, in genere il vertice è il proprietario e tutti i dipendenti riferiscono direttamente a lui. Sembra un approccio egualitario e incoraggiante, ma spesso si traduce in eccesso di dirigismo, oppure con poche persone che agiscono organicamente in ruoli di leadership senza riconoscimento ufficiale, aumento di stipendio o cambio di titolo.
Questo può generare reazioni non positive. Il leader “sul campo” guida senza autorità ufficiale. Le persone “sotto” di lui di solito sono grate per la leadership e risentite allo stesso tempo. Questo può portare all’accumulo di tensioni negative che possono poi deflagrare improvvisamente.
Per il titolare dell’impresa può essere da un lato rassicurante sentire di avere il controllo totale, ma poi la situazione può diventare opprimente, con tutta la responsabilità del team su di lui.
Struttura organizzativa Gerarchica.
Al crescere delle dimensioni aziendali, l’azienda può strutturarsi su più livelli di gestione. Può nascere quindi una struttura gerarchica, che prevede la presenza di diversi livelli tra il management e il personale. Ogni individuo ha comunque un ruolo definito e fa riferimento a un singolo manager.
In una struttura aziendale di questo tipo, il titolare dell’impresa non può controllare direttamente tutti i dipendenti. Potrà infatti controllare direttamente uno o più manager, che a loro volta controlleranno uno o più dipendenti.
La struttura organizzativa si fonda sulla gerarchia basata sulle funzioni svolte dai lavoratori all’interno dell’azienda. Pertanto, questo tipo di organigramma consente di raggruppare i dipendenti in base alle loro funzioni e gerarchia.
In questi casi, c’è un titolare/direttore esecutivo in cima all’organigramma, seguito da sottodirettori o amministratori di area (es. produzione, amministrazione, vendite, ricerca e via dicendo).
Ciascuna di queste aree ha un funzionamento abbastanza indipendente e solo la direzione ha conoscenza e visione del funzionamento generale.
Questo tipo di struttura è molto rigida e la collaborazione come lo scambio di informazioni tra le diverse aree è molto limitato. I singoli dipendenti hanno compiti molto specifici e una partecipazione quasi nulla alle decisioni dell’organizzazione.
Per questi motivi, questa organizzazione tende ad essere superata, soprattutto nelle aziende in cui si cercano strutture più organiche che valorizzino la resa di tutti i dipendenti, portandoli ad esprimere il loro potenziale.
In un organigramma gerarchico è presente una linea che collega il titolare a due o più manager, ciascuno dei quali sarà collegato al personale di cui è responsabile, con un risultato finale che ricorda una piramide.
Struttura organizzativa a matrice.
La struttura organizzativa a matrice è un modello di organizzazione che prevede almeno due livelli di coordinamento. Oltre all’organizzazione per funzioni, c’è almeno un secondo livello di aggregazione (ad esempio per progetti) a seconda delle specificità dell’azienda.
Ad esempio, un’azienda che lavora per commessa (o per progetto) sarà orientata a creare al proprio interno un sistema di coordinamento che utilizzi il progetto come livello di aggregazione. In effetti la struttura organizzativa a matrice di progetto è una delle strutture organizzative in cui la organizzazione a matrice viene più frequentemente utilizzata.
In questo caso il dipendente A quindi risponde funzionalmente al manager B, ma nell’ambito del progetto specifico, risponderà anche al coordinamento del manager C, responsabile di quel progetto.
Questo tipo di struttura offre vantaggi alle piccole imprese, perché consente un maggiore decentramento, ma è molto utilizzata ed utile nelle aziende che operano in diversi paesi o regioni geografiche, con diverse divisioni.
Struttura organizzativa per progetti.
Quando l’organizzazione per funzioni diventa secondaria e l’organizzazione del lavoro diventa assolutamente flessibile, rimodulandosi sui progetti i ruoli dei dipendenti sono organizzati da gruppi responsabili di specifici prodotti o progetti. Ogni lavoratore deve interagire con un project manager e con un team che varia in base al progetto che deve essere sviluppato.
In questo caso, la società avrà tanti registi quanti sono i progetti e ognuno di loro sarà in grado di lavorare indipendentemente per raggiungere i propri obiettivi.
Questa struttura organizzativa è idonea quando si lavora sulla base di attività specifiche con una finestra temporale limitata e permette la massima flessibilità che, se ben sfruttata, porta a massimizzare la resa dei dipendenti.
Graficamente parlando, possiamo avere 4 tipi diversi di rappresentazioni:
- Organigrammi orizzontali: sono disposti da sinistra a destra. I livelli gerarchici sono rappresentati per colonne.
- Organigrammi verticali: (i più comuni) i dati sono rappresentati sotto forma di piramide. In cima alla piramide ci sono i manager o entità più importanti dell’impresa; alla base ci sono i lavoratori con il minor potere decisionale.
- Organigrammi circolari: Al centro c’è la direzione e intorno agli altri membri che occupano una posizione basata sulla loro posizione e potere decisionale.
- Organigrammi misti: comprende elementi verticali e orizzontali per maggior possibilità di rappresentazione grafica.
Ecco alcuni suggerimenti per costruire l’organigramma per la tua impresa:
- Delinea ogni ruolo nel tuo organigramma.
Determina cosa ha senso con il tuo attuale elenco di dipendenti, le loro competenze e la struttura di reporting che ritieni possa funzionare meglio per la tua attività in generale.
- Elenca tutti i dipendenti
Prima di iniziare a sviluppare l’organigramma, crea un elenco con tutti i dipendenti, indicando il reparto a cui appartengono e i responsabili a cui devono fare riferimento per evitare di dimenticare di inserire nell’organigramma alcuni membri del personale. Non dimenticare di includere te stesso nell’elenco, anche se sei il titolare dell’impresa.
- Crea il tuo organigramma.
Scegli quindi come creare un organigramma con un formato appropriato alla struttura della azienda. Partendo dal formato di organigramma prescelto, nella parte superiore aggiungi una casella che rappresenta il membro del personale di livello più alto (ad esempio, titolare, CEO o presidente). Scrivi o digita il nome e la mansione di questa persona all’interno della casella. Passa poi al livello successivo, aggiungendo una casella per ogni membro del personale e inserendo nome e mansione corrispondente.
Traccia una diramazione o una linea di collegamento dal titolare o CEO al relativo subordinato. Ripeti questa procedura per aggiungere una casella, inserire il nome e la mansione e tracciare una diramazione per ogni livello della struttura aziendale. Il grafico dovrebbe infine contenere un numero di caselle equivalente al numero di dipendenti presente nell’elenco creato in precedenza.
Il modo più semplice per creare un organigramma che possa essere gestito nel tempo consiste nell’utilizzare un software, che sia uno specifico oppure qualcosa di semplice in PowerPoint.
- Condividi il tuo organigramma con un consulente di fiducia.
Mostra l’organigramma della tua piccola impresa a un collaboratore di fiducia o a un consulente o mentore per assicurarti che la struttura abbia un senso.
- Distribuisci il tuo organigramma al team.
Condividi il tuo organigramma con i tuoi dipendenti, presentandolo e spiegandolo, assicurandoti che ne comprendano le implicazioni.
- Gestisci l’organigramma
Man mano che le persone entrano o escono dall’azienda, l’organigramma va aggiornato di conseguenza. In modo analogo, i membri del personale possono con il tempo cambiare mansione, rimanendo allo stesso livello o passando a un livello superiore. Anche in questo caso, l’organigramma va aggiornato di conseguenza.
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