La negoziazione fa parte della vita professionale di ognuno di noi che comunichiamo con gli altri per concludere affari e per tessere alleanze. Spesso ci confrontiamo con persone a noi vicine, anche dal punto di vista culturale. Per molti di noi però è sempre più frequente confrontarsi con soggetti da noi “dissimili”, appartenenti ad un diverso sistema culturale e quindi con un diverso set-up comunicativo. Chi gestisce le relazioni pubbliche di un’azienda può dover trattare all’estero con partner istituzionali o commerciali. Un responsabile delle risorse umane può gestire conflitti tra dipendenti provenienti da culture diverse. Gli imprenditori o i commerciali in genere, sempre più si trovano a concludere affari all’estero.
Chi deve interfacciarsi con l’estero può avere difficoltà a gestire una relazione con gli interlocutori stranieri (dal primo approccio, alla negoziazione, fino alla conclusione e all’esecuzione dell’accordo) e può avere già avuto esperienze deludenti, nate da opportunità favorevoli che hanno però trasformato l’investimento iniziale in una perdita di tempo e risorse.
Forse proprio per questo è un argomento sempre più di trattato e sul quale ritengo a tutti noi farebbe bene investire un po’ in formazione o quantomeno farci una riflessione.
Parlando di negoziazione, possiamo distinguere almeno tre fasi diverse:
- fase di preparazione alla negoziazione: briefing, raccolta di dati, analisi degli interlocutori e delle posizioni, preparazione di una piattaforma negoziale da discutere, preparazione dell’elenco delle argomentazioni e ordini del giorno, role-playing di preparazione negoziale, sviluppo e test delle action-lines (linee d’azione);
- fasi di negoziazione comunicativa e front-line: la fase del contatto faceto-face; lo scambio di informative e messaggi mediati (email, corrispondenze), contatti diretti telefonici o videoconferenze, incontri personali;
- fasi di analisi e debriefing: analisi degli esiti della negoziazione e preparazione alle fasi successive.
La fase di preparazione richiede lo studio del numero più ampio possibile di informazioni affinché sia possibile entrare nella fase di contatto con cognizione di causa (consapevolezza situazionale) e conoscenza degli elementi culturali di base (consapevolezza culturale -> negoziazione interculturale). La fase di negoziazione , soprattutto nel face-to-face, rappresenta il terreno negoziale, il “momento della verità” in cui avvengono le azioni più significative, e poiché avvengono “durante” la conversazione, irreversibili. Mentre è possibile ritardare una risposta ad una email per riflettere, ciò che avviene “durante” la negoziazione frontale è sempre nel “qui ed ora”.
La fase di debriefing serve per metabolizzare le informazioni e comprende (almeno) un debriefing comportamentale (cosa è accaduto là, analisi dei propri comportamenti, ricerca degli errori, analisi dei comportamenti altrui) e un debriefing strategico (implicazioni pratiche, analisi degli esiti, preparazione delle prossime mosse).
La negoziazione in genere richiede diversi cicli di preparazione/contatto/debriefing, per cui possiamo considerarla un processo ciclico.
Fare business e comunicare in un contesto internazionale richiede la capacità di negoziare all’interno di culture diverse. Tradizionalmente si associa il termine “cultura” alle varie forme di espressione artistica di una popolazione, ma nella comunicazione il termine assume un senso molto più ampio. La cultura riguarda la modalità stessa di percepire il mondo, il modo con cui le persone si rapportano tra di loro, come gestiscono le distanze sociali, i rapporti di potere, i tipi di segnale (verbali e non verbali) che utilizzano per esprimersi, quotidianamente. La cultura tocca i valori di fondo delle persone e le pratiche di vita quotidiana. Entra prepotentemente negli stili manageriali, nelle strutture organizzative, nei modi di gestire e valutare le persone, influenza la percezione stessa del tempo e dello spazio, e variabili psicologiche di grande impatto manageriale, l’autostima, le emozioni. Nel contesto interculturale, il background comune e la sicurezza che accompagnava l’azione quotidiana, la nostra storia comune, viene meno. Gestire correttamente le situazioni negoziali assume un maggiore grado di difficoltà.
© parte del Materiale estratto dal volume di Daniele Trevisani “Negoziazione Interculturale. Comunicare oltre le barriere culturali”, edito da FrancoAngeli, Milano, 2005 – se avete altre pubblicazioni da suggerire, feel free.
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